青岛市建筑设计研究院股份有限公司 （以下简称青岛院） 成立于 1952 年，是青岛市规模最大的综合性甲级建筑设计企业。公司现有各类技术人才 240 余人，从事建筑工程设计、城乡规划设计、市政公用设计、智能化设计、工程咨询、工程总承包。

    青岛院原有一期系统就是北京理正软件设计研究院承建的，本次二期实施的重点是在理正“第二代”管理信息系统基础上，引入门户系统和协同设计工具，使整个系统更好地为领导层和设计人员的协同工作服务。 通过于双方的共同努力，在不到一周的时间里，系统全部上线，目前系统已投入全院正式运行。

该系统的主要价值在于：

    ★通过企业门户的文档发布，实现无纸化办公。通过在门户系统中为各部门开辟专区，实现相关业务文档的发布、查询、汇总。

    青岛市建筑设计研究院本次信息化建设基于理正第二代管理信息系统平台，充分利用了二代平台良好的可扩展性和可配置性为各部门建立专门的区域，用于集中管理各部门的行政办公类文档，并通过合理授权，实现文档的授权查阅，从而提高了管理文档的传播速度，避免了传递过程中的延误、遗漏等现象，有效的实现了赵董事长提出的“无纸化办公”的要求。为了确保各部门文档整理及上载的及时性，青岛市建筑设计院建立了专门的管理制度，对各项信息发布的时限要求、内容要求、负责人、监管人、评估分数等都进行了规定，在院领导的带头下，现在各部门都养成了及时进行文档发布的良好习惯，该系统已成青岛院所有员工每天必不可少的信息管理平台。 青岛院 董事长每天上班通过系统进入董事会频道，便能够及时、轻松的查询到历届董事会的相关决议、工作报告、股东大会的分析报表等；同样，进入其他的频道，还可以依次查询到监事会、党务、工会、等相关信息。上述这些信息都是由不同的部门整理发布的，不在通过打印纸制报表，形成了真正的无纸化办公。

    ★通过理正提供的协同设计工具，建立全院工程项目的图纸文件库对图纸实现自动收集、归档等实用功能： 系统对图纸文件信息进行自动提取、图纸拆分和自动归档，减轻了档案管理员的工作负荷，减少信息录入的差错，提高工作效率。设计人员都通过图纸查询工具在个人的授权范围内迅速准确的查找到个人需要的图纸资料。并且该工具支持全文搜索和缩略图的方式，避免设计人员多次图纸文件，方便设计人员快速查询。

查询图

    ★ 生产计划部集中管理全院各所工程项目的合同、收费情况、客户信息等。院领导可以在个人桌面中按年度、按生产所查询汇总。而这些及时、有效的信息为各级领导提供了决策依据

    该案例是理正公司实施众多典型成功案例中的一例，但其引入协同设计工具的档案管理系统有效解决电子图纸归档和设计资料再利用等难题，值得各设计院借鉴。